Eventmanagement zur Adminstration und Durchführung von Anlässen wie öffentliche oder private Führungen

Führungen und Veranstaltungen - Ressourcen und Kontingente

>  Führungen und Veranstaltungen organisieren

Öffentliche und private Führungen oder Veranstaltungen werden in regelmäßigen Zeitabständen geplant und durchgeführt. Öffentliche Events müssen für mehrere Aufträge bebuchbar sein. Die Auftrags- und Kundenadressverwaltung ist nahtlos mit der Organisation von Führungen und Veranstaltungen verbunden.

In einen Kalender werden die Events unter Nutzung von entsprechenden Vorlagen für die unterschiedlichen Eventarten eingetragen. Falls erforderlich, können mehrere Kalender eingerichtet und geführt werden. Jede Veranstaltungen kann für eine bestimmte Anzahl von Plätzen limitiert werden.

> Guides, Räume und Equipment optimal einsetzen

Besucherbegleiter oder Gästeführer arbeiten als Guide mit spezifischen Kenntnissen einer oder mehrerer Fremdsprachen und/oder bestimmter Themen. Räume werden genutzt und weiteres Equipment wie Beamer oder Catering werden benötigt. Alles muss organisiert werden - das Guidemanagement muss automatisch ablaufen, Verfügbarkeiten müssen eingetragen werden und begrenzte Ressourcen dürfen nicht doppelt eingesetzt werden.

In einem zentralen kalenderbasierten Instrument wird alles erledigt und dargestellt. Externe Guides können ihren eigenen Planungskalender jederzeit einsehen.

> Kontingente für begrenzte Teilnehmerzahlen

Kontingentierte Anlässe werden über verschiedene Kanäle verkauft: Vorverkauf, Kassensystem, Online-Shop und Abendkasse. Dabei werden die Kontingente zentral verwaltet und über alle Kanäle mittels Webservices gebucht. Reservationen, evtl. Kontingentänderungen, Retouren oder Storni müssen die noch verfügbaren Kontingente bestandsrichtig korrigieren.   

> Fakturieren und auswerten

Die Aufträge werden als Angebote versendet, als Bestätigungen in die Planung aufgenommen und als Rechnungen an den Auftraggeber versendet. Alle Positionen in den Aufträgen gehen in die Statistiken ein und können ausgewertet werden.